Invio 4 copia formulario rifiuti via Pec: chiarimenti dal ministero

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L’invio della 4 copia del formulario rifiuti al produttore, diciamolo subito, può essere eseguito anche tramite Pec e a chiarirlo una volta per tutte è stato il ministero dell’ambiente con la Circolare 51657 del 14 maggio che prende in esame alcuni articoli del TUA (Testo Unico Ambientale).

La nota si è resa necessaria a causa di una serie di criticità interpretative emerse a seguito dell’ultimo “restyling” del nostro D.Lgs 152/06 reso effettivamente esecutivo con l’entrata in vigore del D.Lgs 116/2020.

In questo post analizzeremo nel dettaglio quanto espresso dal ministero in merito all’invio della 4 copia del formulario di identificazione rifiuti (FIR) al produttore e alla sua gestione.

Contenuti di questo articolo:

Norma sull’invio della 4 copia del formulario rifiuti

La corretta distribuzione delle copie del fir

La corretta gestione dei formulari rifiuti è descritta nellarticolo 193, comma 4 del Decreto Legislativo n.152 del 2006, che andiamo ad analizzare:

“…il formulario in formato cartaceo è redatto in quattro esemplari, compilati, datati e firmati dal produttore o detentore, sottoscritti altresì dal trasportatore; una copia deve rimanere presso il produttore o il detentore, le altre tre, sottoscritte e datate in arrivo dal destinatario, sono acquisite una dal destinatario e due dal trasportatore, che provvede a trasmetterne una al produttore o al detentore…”

Fin qui tutto chiaro: come si evince dalla norma, è il trasportatore il punto di collegamento “fisico” tra il produttore del rifiuto e l’impianto di recupero o smaltimento. È pertanto responsabile della corretta distribuzione delle varie copie del formulario rifiuti agli attori del processo, compresa la trasmissione della 4 copia al produttore/detentore, riportante il peso verificato a destino.

Invio della 4 copia del formulario rifiuti al Produttore

Il testo del comma 4 continua con:

“…La trasmissione della quarta copia può essere sostituita dall’invio mediante posta elettronica certificata sempre che il trasportatore assicuri la conservazione del documento originale ovvero provveda, successivamente, all’invio dello stesso al produttore…”

In questo passaggio la norma conferma la possibilità di sostituire l’invio della 4 copia del formulario mediante posta tradizionale con quello tramite Posta Elettronica Certificata, a patto che il trasportatore provveda alla conservazione della copia cartacea presso la sua sede per almeno 3 anni. In alternativa, se la conservazione della copia cartacea non è possibile, questa può essere inviata tramite indirizzo Pec e consegnata, allo stesso tempo, mediante i mezzi tradizionali.

La conservazione della 4 copia dei formulari rifiuti

Il comma 4 dell’art. 193 del D.Lgs 152/06 termina così:

“…Le copie del formulario devono essere conservate per tre anni.”

Appare quindi chiaro che il tempo minimo di conservazione della copia cartacea per il trasportatore, e digitale o cartacea per il Produttore, sia di 3 anni.

Come inviare correttamente la 4 copia del fir assolvendo ai propri doveri

Quello che probabilmente è necessario chiarire è proprio il fatto che il trasportatore abbia due opzioni per assolvere pienamente alle sue responsabilità in seguito alla trasmissione della 4 copia via Pec:

  1. Scegliere se conservare lui stesso la copia cartacea
  2. Spedirla via posta al produttore senza doversi preoccupare troppo che arrivi a destino, considerata la possibilità di smarrimento durante la spedizione.

Per una migliore precisione, secondo il Ministero, potrebbe essere opportuno che nel corpo della PEC il Trasportatore dichiari espressamente l’impegno a conservare l’originale o ad inviare la 4 copia entro un determinato termine.

Chiarimenti finali

È possibile inviare la 4 copia del FIR al Produttore tramite posta elettronica tradizionale?

Il fatto che il ministero abbia inserito espressamente il termine “Posta Elettronica Certificata” e non solamente “Posta Elettronica”, significa che l’invio tramite la semplice e-mail non è consentito se non per scopi diversi da quelli previsti dalla norma, per esempio nel caso si abbia necessità di anticipare al Produttore i quantitativi riscontrati. In questo caso dovremmo, successivamente, procedere all’invio della copia utilizzando uno dei due metodi previsti dal comma 4 del già citato articolo.

La 4 copia del formulario rifiuti deve essere firmata digitalmente?

Un altro dubbio che il Ministero ha deciso di chiarire è quello in merito alla necessità che la 4 copia del fir sia firmata digitalmente o meno.

La risposta è no: la norma non lo richiede, per cui è a vostra completa discrezione decidere se firmare digitalmente la copia o meno.

Ne parleremo prossimamente…

Come già detto, la Circolare 51657 del 14 maggio non chiarisce solamente alcuni aspetti relativi all’art.193 ma prende in esame diversi articoli del D.Lgs 152/06, quelli più soggetti ad errate interpretazioni da parte dei vari attori della filiera dei rifiuti.

Prendendo spunto da questa circolare, nei prossimi post approfondiremo ulteriormente gli articoli presenti nel documento, cercando di renderli più chiari possibile.

La normativa sui rifiuti in Italia risulta essere molto complicata anche per gli addetti ai lavori per cui se hai bisogno di una  consulenza per la gestione dei rifiuti della tua azienda, dai un’occhiata alle nostre pagine e contattaci tramite il form presente nel sito.

Saremo felici di aiutarti.